Datenschutzerklärung für TRISSI Items

Stand: August 2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten bei TRISSI Items verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht, welche Dienstleister eingesetzt werden und welche Rechte betroffene Personen haben.

TRISSI Items dient der digitalen Verwaltung von Gegenständen („Items”) und zugehörigen Informationen und Dokumenten.

1. Verantwortlicher

TRISSI
Inhaber: Tristan Rauh
Mahlower Straße 20
15806 Zossen
Deutschland

E-Mail: kontakt@trissi.net
Internet: trissi.net

Sofern kein Datenschutzbeauftragter bestellt wurde und keine gesetzliche Pflicht hierzu besteht, besteht kein gesonderter Datenschutzbeauftragter.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für TRISSI Items einschließlich Web-Anwendung und Progressive Web App (PWA).

Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung von TRISSI. Soweit diese Datenschutzerklärung für TRISSI Items speziellere Regelungen enthält, gehen diese für die Nutzung von TRISSI Items vor.

Für TRISSI Items Business können ergänzende Datenschutzhinweise und Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gelten.

3. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung von TRISSI Items erforderlich ist, Nutzer Daten selbst bereitstellen, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere Rechtsgrundlage nach der DSGVO vorliegt. Dabei beachten wir insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Private Inhalte sind nicht zur öffentlichen Bereitstellung bestimmt.

4. Technische Bereitstellung und Serverprotokolle

Beim Aufruf und bei der Nutzung können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressource, HTTP-Statuscode, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient Bereitstellung, Fehlerdiagnose, Systemsicherheit und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Reguläre technische Protokolldaten werden grundsätzlich bis zu 7 Tage gespeichert. Bei konkreten Sicherheitsvorfällen kann eine längere Speicherung erforderlich sein. Passwörter, vollständige Dokumentinhalte, KI-Prompts und vergleichbare vertrauliche Inhalte sollen nicht Bestandteil regulärer Logs sein.

5. Hosting bei Hetzner

TRISSI Items nutzt Infrastruktur der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die verwendete Serverinfrastruktur befindet sich in Falkenstein, Deutschland.

Dort können Benutzerkontodaten, Item-Daten, Einstellungen, Dokumente, Bilder, Datenbankinhalte, Logs und Sicherungskopien verarbeitet werden. Private Dateien werden in nicht öffentlich vorgesehenen Speicherbereichen gespeichert. Soweit Hetzner als Auftragsverarbeiter tätig ist, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Benutzerkonto und Anmeldung

Verarbeitet werden können insbesondere E-Mail-Adresse, interne Benutzer-ID, Passwort-Hash, Registrierungs- und Verifizierungsstatus, Tarif, Berechtigungen, Einstellungen und Sicherheitsinformationen. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Technisch notwendige Session-Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen können eingesetzt werden. Reguläre Sitzungen können grundsätzlich bis zu 30 Tage bestehen. Technisch unbedingt erforderliche Speicherungen erfolgen nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Werbe- oder Marketing-Cookies sind für die erste Version nicht vorgesehen.

Passwort-Reset-Links sollen höchstens 30 Minuten, E-Mail-Verifizierungslinks grundsätzlich höchstens 24 Stunden gültig sein.

7. Item-Daten, Fotos und Dokumente

Je nach Nutzung können insbesondere Bezeichnung, Hersteller, Modell, Seriennummer, Kategorie, Kaufpreis, Währung, Kauf- und Lieferdatum, Händler, Bestellnummer, Garantie-, Gewährleistungs- und Versicherungsinformationen sowie Notizen verarbeitet werden.

Nutzer können außerdem Produktfotos, Typenschilder, Rechnungen, Kaufbelege, Garantieunterlagen, Versicherungsunterlagen, PDFs und weitere Dateien speichern. Solche Dokumente können Namen, Anschriften, Kunden- oder Bestellnummern und Zahlungsinformationen enthalten.

Nutzer sollen nur Inhalte bereitstellen, die sie rechtmäßig verwenden dürfen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden für die reguläre Nutzung grundsätzlich nicht benötigt.

8. Bildmetadaten

Nicht benötigte Bildmetadaten, insbesondere GPS-Standortinformationen, sollen soweit technisch möglich entfernt werden. Standortinformationen aus Fotos werden für die reguläre Item-Verwaltung nicht benötigt.

9. Papierkorb, Löschung und Backups

Gelöschte Items verbleiben 30 Tage im Papierkorb und können währenddessen einschließlich zugehöriger Dateien wiederhergestellt werden. Danach werden sie aus den Produktivsystemen gelöscht.

Die reguläre Backup-Rotation beträgt 7 Tage. Deshalb können bereits aus den Produktivsystemen gelöschte Daten noch bis zu etwa 7 weitere Tage in bestehenden Sicherungskopien enthalten sein. Backups dienen ausschließlich der Wiederherstellung bei technischen Störungen und stellen keine Wiederherstellungsfrist für den Nutzer dar.

Bei der Löschung des gesamten Benutzerkontos gilt ausdrücklich keine siebentägige Wiederherstellungsfrist. Eine vom Nutzer nach zweifacher Bestätigung einschließlich geeigneter Sicherheits- bzw. Authentifizierungsbestätigung ausgelöste Accountlöschung wird als endgültige Löschung behandelt. Nicht mehr erforderliche Account-, Item- und Dateidaten werden aus den Produktivsystemen gelöscht. Die technische 7-Tage-Backup-Rotation bleibt hiervon getrennt; vorhandene Sicherungskopien dienen ausschließlich der Notfallwiederherstellung und nicht dazu, einen gelöschten Account auf Nutzerwunsch wiederherzustellen.

Gesetzlich aufzubewahrende Daten sowie Daten, deren begrenzte weitere Speicherung für Sicherheits-, Nachweis- oder Rechtsverteidigungszwecke erforderlich und rechtmäßig ist, bleiben von der Löschung insoweit unberührt.

10. KI-gestützte Funktionen

TRISSI Items kann KI zur Anlage, Erkennung und Ergänzung von Items einsetzen, etwa zur Erkennung von Hersteller, Modell, Seriennummer, Kauf-, Rechnungs-, Typenschild- und Garantieinformationen.

Die bloße Speicherung eines Dokuments löst keine externe KI-Verarbeitung aus. Eine Übermittlung erfolgt nur im Zusammenhang mit einer erkennbaren KI-gestützten Funktion, etwa bei automatischer Anlage oder Ergänzung eines Items.

Nutzer können KI-Funktionen deaktivieren. Dadurch stehen KI-abhängige Funktionen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung; die manuelle Verwaltung bleibt grundsätzlich möglich. Bereits übernommene Item-Daten werden durch das spätere Deaktivieren nicht automatisch gelöscht.

11. Datenminimierung vor KI-Verarbeitung

Soweit technisch sinnvoll, werden Dokumente zunächst auf eigener Serverinfrastruktur verarbeitet, beispielsweise durch OCR. Nicht erforderliche personenbezogene Informationen sollen soweit technisch zuverlässig möglich entfernt oder nicht weitergegeben werden.

Eine vollständige automatische Entfernung sämtlicher personenbezogener Informationen kann nicht garantiert werden. Ist eine Bildanalyse erforderlich, kann ein bereinigtes Bild übermittelt werden. Nicht benötigte EXIF-/GPS-Daten sollen zuvor entfernt werden. Temporäre Arbeitskopien werden nach Abschluss gelöscht, soweit sie nicht kurzfristig für technisch erforderliche Fehler- oder Wiederholungsprozesse benötigt werden.

12. OpenAI

Für KI-Funktionen wird zunächst die API von OpenAI eingesetzt. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist im Rahmen des geltenden Data Processing Addendum grundsätzlich OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland Vertragspartner.

OpenAI erhält keinen pauschalen Zugriff auf Benutzerkonten oder den gesamten Datenbestand. Vorgesehen sind insbesondere store:false, keine freiwillige Freigabe von API-Daten zum Training allgemeiner Modelle, keine dauerhafte Ablage privater Dateien über die OpenAI Files API, keine öffentlichen Datei-URLs und ausschließlich serverseitige API-Zugangsdaten.

Nach den Angaben von OpenAI werden API-Daten standardmäßig nicht zum Training verwendet, sofern kein entsprechendes Opt-in erfolgt. Unabhängig von store:false können im regulären API-Betrieb bestimmte Inhalte und Metadaten in Abuse-Monitoring-Protokollen grundsätzlich bis zu 30 Tage verarbeitet werden, sofern keine abweichenden Datenkontrollen vereinbart wurden oder gesetzliche Pflichten entgegenstehen.

Der KI-Anbieter kann künftig gewechselt werden. Bei einem Wechsel werden Datenschutzanforderungen geprüft und diese Erklärung erforderlichenfalls aktualisiert.

13. KI-Nutzungs- und Kostenstatistik

Zur technischen Steuerung, Kostenkontrolle, Tarifverwaltung und Missbrauchserkennung können interne Account- und Item-ID, Anzahl der KI-Anfragen, Provider, Modell, Vorgangsart, Zeitpunkt, Input-, Output- und Gesamt-Tokens, Kosten, Status und gegebenenfalls eine technische Provider-Request-ID gespeichert werden.

Im Usage-Log werden keine vollständigen KI-Prompts, KI-Antworten, OCR-Texte oder Dokumentkopien gespeichert.

Detaillierte, einem Account oder Item zuordenbare KI-Nutzungsdaten werden grundsätzlich 24 Monate gespeichert. Danach soll die konkrete Zuordnung entfernt werden. Anonyme aggregierte Kosten- und Nutzungsstatistiken können länger aufbewahrt werden.

14. Änderungshistorie, Quellennachweise und manipulationsgeschütztes Audit-Log

TRISSI Items unterscheidet zwischen einer für Nutzer sichtbaren Änderungshistorie und einem serverseitigen, manipulationsgeschützten Audit- bzw. Sicherheitsprotokoll.

14.1 Nutzer sichtbare Änderungshistorie

Bestimmte Änderungen an Item-Informationen sowie die Herkunft von Informationen können innerhalb des Items historisiert und dem berechtigten Nutzer angezeigt werden. Dies dient insbesondere der Nachvollziehbarkeit automatisch erkannter, manuell geänderter und aus Dokumenten oder anderen Quellen übernommener Werte.

Die nutzerbezogene Änderungshistorie gehört grundsätzlich zum jeweiligen Item und wird zusammen mit diesem verarbeitet. Wird ein Item zunächst in den Papierkorb verschoben, bleibt die zugehörige Historie während der 30-tägigen Wiederherstellungsfrist erhalten. Bei der endgültigen Löschung des Items wird diese reguläre Änderungshistorie grundsätzlich ebenfalls gelöscht, soweit einzelne reduzierte Informationen nicht aus den nachfolgend beschriebenen Sicherheits- und Nachweisgründen im Audit-Log weiter benötigt werden.

14.2 Serverseitiges Audit- und Sicherheitsprotokoll

TRISSI Items kann wesentliche Aktionen authentifizierter Nutzer zusätzlich in einem gegen nachträgliche unbemerkte Veränderung besonders geschützten Audit-Log protokollieren. Zweck dieser Protokollierung ist insbesondere:

• die Gewährleistung der IT- und Anwendungssicherheit,
• die Erkennung und Aufklärung von Missbrauch oder unberechtigten Veränderungen,
• die technische Fehleranalyse,
• die Klärung von Supportfällen,
• der Nachweis, ob eine Änderung oder Löschung durch einen authentifizierten Nutzer oder durch das System ausgelöst wurde, sowie
• die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Protokolliert werden können insbesondere:

• das Anlegen eines Items,
• Änderungen wesentlicher Item-Daten,
• Änderungen der Itembezeichnung,
• Änderungen von Hersteller, Modell und Seriennummer,
• das Hinzufügen oder Löschen von Dokumenten und Bildern,
• das Verschieben eines Items in den Papierkorb,
• die Wiederherstellung eines Items,
• die endgültige Löschung eines Items sowie
• sicherheits- und nachweisrelevante Aktionen im Zusammenhang mit einer Accountlöschung.

Soweit für den jeweiligen Nachweis erforderlich, können bei Änderungen der vorherige und der nachfolgende Wert, die unveränderliche interne Item-ID, Zeitpunkt und Art der Aktion, der handelnde authentifizierte Nutzer bzw. eine interne Nutzerkennung sowie das technische Ergebnis der Aktion gespeichert werden.

Für Dokumentereignisse können insbesondere eine unveränderliche interne Dokument-ID, Dokumentart, Dateiname und ein kryptografischer Hash protokolliert werden. Der Hash dient der späteren eindeutigen Zuordnung bzw. Integritätsprüfung. Er wird nicht verwendet, um den Inhalt eines gelöschten Dokuments im Audit-Log aufzubewahren.

14.3 Reduzierter Nachweis nach endgültiger Löschung

Wird ein Item endgültig gelöscht, werden die eigentlichen Item-Inhalte und zugehörigen Dateien nach Maßgabe dieser Datenschutzerklärung gelöscht. Rechnungs-PDFs, Fotos und sonstige gelöschte Dokumentinhalte werden nicht allein für das Audit-Log als dauerhafte Kopie aufbewahrt.

Für Sicherheits-, Nachweis- und Rechtsverteidigungszwecke kann jedoch ein auf das erforderliche Maß reduzierter Auditdatensatz zeitlich begrenzt fortbestehen. Dieser kann insbesondere die interne Item-ID, erforderliche Identifikationsmerkmale wie Itembezeichnung, Hersteller, Modell oder Seriennummer, relevante vorherige Änderungen dieser Merkmale, Dokument-Hinzufüge- und Löschereignisse, Zeitpunkte, Aktionsart, interne Kennung des handelnden authentifizierten Nutzers und das technische Ergebnis enthalten.

Dabei gilt der Grundsatz der Datenminimierung. Identifikationsmerkmale und frühere Werte werden nur insoweit weiter aufbewahrt, wie sie für eine belastbare Zuordnung und den vorgesehenen Nachweis tatsächlich erforderlich sind. Vollständige gelöschte Dokumente, OCR-Texte oder sonstige für den Nachweis nicht erforderliche Inhaltsdaten gehören nicht in diesen reduzierten Auditdatensatz.

14.4 Rechtsgrundlage und Interessenabwägung

Die Verarbeitung im serverseitigen Audit-Log erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen von TRISSI bestehen insbesondere in der IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse, zuverlässigen Bearbeitung von Support- und Streitfällen sowie in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei der Interessenabwägung wird berücksichtigt, dass die Protokollierung auf wesentliche und nachweisrelevante Aktionen begrenzt wird, private Dokumentinhalte nicht als Auditkopie aufbewahrt werden, der Zugriff auf das Audit-Log besonders beschränkt wird und die Daten nur für festgelegte Sicherheits-, Nachweis- und Rechtsverteidigungszwecke verwendet werden. Das Audit-Log darf nicht für sachfremde Verhaltens- oder Werbeprofile verwendet werden.

Soweit einzelne Protokollierungen unmittelbar zur sicheren Durchführung einer vom Nutzer veranlassten Vertragsfunktion erforderlich sind, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

14.5 Aufbewahrungsfristen

Die allgemeinen technischen Server- und Sicherheitslogs nach Abschnitt 4 bleiben grundsätzlich bei der dort festgelegten Frist von 7 Tagen. Diese Frist wird durch das Audit-Log nicht pauschal verlängert.

Die reguläre, für Nutzer sichtbare Änderungshistorie wird grundsätzlich so lange zusammen mit dem Item aufbewahrt, wie das Item besteht, einschließlich seiner Zeit im Papierkorb. Nach endgültiger Löschung des Items wird sie grundsätzlich gelöscht.

Für den nach endgültiger Löschung verbleibenden reduzierten Auditdatensatz ist eine längere, aber begrenzte Frist erforderlich, weil mögliche vertragliche und schadensersatzrechtliche Ansprüche regelmäßig erst nach einer Löschung oder einem später erkannten Streitfall geltend gemacht werden können. Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt nach § 199 BGB grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die erforderliche Kenntnis vorliegt.

Daher werden reduzierte Auditdaten nach einer endgültigen Item- oder Accountlöschung grundsätzlich bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr der endgültigen Löschung aufbewahrt und anschließend gelöscht oder irreversibel anonymisiert, sofern kein konkreter Streit-, Sicherheits- oder Rechtsfall eine weitere erforderliche Speicherung rechtfertigt. Diese kalendarische Ausgestaltung verhindert, dass eine starre Dreijahresfrist ab dem Löschdatum bereits vor Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist endet.

Besteht bereits ein konkreter Rechtsstreit, Missbrauchs- oder Sicherheitsvorfall oder wurden Ansprüche geltend gemacht, dürfen die hierfür tatsächlich erforderlichen Auditdaten abweichend bis zur abschließenden Klärung und bis zum Wegfall der hierfür bestehenden Rechtsgrundlage aufbewahrt werden.

14.6 Betroffenenrechte und Löschung

Auditdaten können personenbezogene Daten darstellen. Betroffene Personen haben daher grundsätzlich auch hinsichtlich dieser Daten die gesetzlichen Rechte nach der DSGVO, insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch, soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

Ein auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützter Verarbeitungsvorgang unterliegt dem Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO. TRISSI darf die Verarbeitung nach einem Widerspruch nur fortführen, wenn zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO bedeutet nicht, dass jeder Auditnachweis gleichzeitig mit dem zugrunde liegenden Item gelöscht werden muss. Soweit ein reduzierter Auditdatensatz weiterhin auf einer eigenständigen Rechtsgrundlage rechtmäßig und erforderlich verarbeitet wird, kann seine begrenzte Aufbewahrung zulässig sein. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO sieht zudem eine Ausnahme vom Löschungsrecht vor, soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Diese Ausnahme ist keine eigenständige Rechtsgrundlage; die weitere Verarbeitung muss weiterhin insbesondere die Anforderungen des Art. 6 DSGVO, der Erforderlichkeit und der Datenminimierung erfüllen.

Berichtigungen an einem manipulationsgeschützten Audit-Log sollen dessen Beweis- und Integritätsfunktion nicht durch nachträgliches Überschreiben zerstören. Erweist sich ein protokollierter personenbezogener Inhalt als unrichtig, kann die Berichtigung daher insbesondere durch einen nachvollziehbaren ergänzenden Korrektureintrag erfolgen, während der ursprüngliche Protokolleintrag aus Integritätsgründen erhalten bleibt, soweit dies erforderlich und rechtmäßig ist.

16. Automatisierte Sicherheits- und Inhaltsprüfung von Uploads

TRISSI Items kann Bilder, Dokumente und sonstige Uploads vor ihrer regulären Speicherung oder weiteren Verarbeitung automatisiert auf technische Gefahren sowie auf bestimmte eindeutig rechtswidrige oder nach den Nutzungsbedingungen ausdrücklich unzulässige Inhalte prüfen.

Diese Sicherheits- und Inhaltsprüfung ist von der KI-gestützten Item-Erfassung getrennt. Ein für die Item-Erkennung eingesetzter KI-Anbieter wird nicht allein deshalb automatisch auch für die Sicherheits- oder Inhaltsprüfung verwendet. TRISSI kann hierfür eigene technische Verfahren oder einen gesondert geprüften Sicherheits- bzw. Moderationsdienst einsetzen.

Der vorgesehene Ablauf ist grundsätzlich:

Upload → erforderliche technische Sicherheits- und Inhaltsprüfung → bei zulässigem Inhalt normale weitere Verarbeitung → bei eindeutig unzulässigem oder sicherheitsgefährdendem Inhalt Verarbeitung stoppen bzw. Upload ablehnen.

Die Prüfung dient insbesondere der IT- und Anwendungssicherheit, der Abwehr von Schadsoftware und technischem Missbrauch, der Durchsetzung ausdrücklich festgelegter Nutzungsregeln, der Verhinderung der Speicherung oder weiteren Verarbeitung eindeutig rechtswidriger Inhalte sowie dem besonderen Schutz im Zusammenhang mit Darstellungen sexuellen Missbrauchs von Kindern (CSAM) und anderen besonders schwerwiegenden rechtswidrigen Inhalten.

TRISSI verspricht nicht, dass automatisierte Prüfverfahren sämtliche rechtswidrigen, gefährlichen oder unzulässigen Inhalte vollständig und fehlerfrei erkennen.

15.1 Verarbeitete Daten

Abhängig vom Prüfverfahren können insbesondere die hochgeladene Datei oder eine temporäre Arbeitskopie, Dateityp, Dateigröße und technische Eigenschaften, interne Upload-, Account- und gegebenenfalls Item-IDs, kryptografische Hashes oder andere technische Fingerabdrücke, Ergebnisse von Schadsoftware- und Sicherheitsprüfungen, Ergebnisse automatisierter Inhaltsklassifikationen, Risikategorie, Zeitpunkt, Prüfstatus und die getroffene technische Maßnahme verarbeitet werden.

Die Prüfung soll auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten beschränkt werden. Insbesondere sollen keine zusätzlichen Nutzerprofile aus Uploadinhalten gebildet und keine für die Sicherheitsentscheidung nicht erforderlichen Inhaltsmerkmale dauerhaft gespeichert werden.

15.2 Rechtsgrundlage und berechtigte Interessen

Soweit die Sicherheitsprüfung zur sicheren Bereitstellung des vom Nutzer gewünschten Dienstes erforderlich ist, kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind insbesondere IT- und Anwendungssicherheit, Abwehr von Schadsoftware und Angriffen, Missbrauchsprävention, Schutz anderer Nutzer und betroffener Personen, Verhinderung der Nutzung der eigenen Infrastruktur für eindeutig rechtswidrige oder ausdrücklich verbotene Zwecke, Durchsetzung der Nutzungsbedingungen, Aufklärung von Sicherheitsvorfällen sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei der Interessenabwägung wird insbesondere berücksichtigt, dass die Prüfung auf Uploads und klar definierte Risiken begrenzt, möglichst datensparsam ausgestaltet und nicht für Werbung oder sachfremde Profilbildung verwendet wird. Problematische Inhalte sollen nicht unnötig vervielfältigt oder länger als erforderlich aufbewahrt werden.

Besteht eine konkrete gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung, Sicherung oder Übermittlung bestimmter Informationen, kann zusätzlich oder vorrangig Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift einschlägig sein.

15.3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten und strafrechtlich relevante Informationen

Uploads können unabhängig vom eigentlichen Zweck Informationen enthalten, aus denen etwa Gesundheitsdaten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, biometrische Merkmale, Angaben zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung hervorgehen. Solche Informationen können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO darstellen.

Die Sicherheitsprüfung ist nicht darauf ausgerichtet, solche Eigenschaften von Nutzern oder abgebildeten Personen zu bestimmen oder entsprechende Profile zu erstellen. Soweit ein konkretes Prüfverfahren dennoch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, muss zusätzlich geprüft werden, ob eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO einschlägig ist. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO allein hebt das Verarbeitungsverbot des Art. 9 Abs. 1 DSGVO nicht auf.

Informationen über mutmaßliche Straftaten unterliegen außerdem den besonderen Anforderungen des Art. 10 DSGVO. TRISSI führt kein allgemeines Register strafrechtlicher Vorwürfe gegen Nutzer. Vor Einführung eines Systems, das systematisch sensible Merkmale oder strafrechtliche Verdachtskategorien personenbezogen auswertet oder längerfristig speichert, erfolgt eine gesonderte rechtliche Datenschutzprüfung.

15.4 Automatisierte Entscheidungen und Fehlalarme

Eine automatische Freigabe oder Blockierung eines einzelnen Uploads ist nicht allein deshalb eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Art. 22 DSGVO ist insbesondere dann relevant, wenn eine ausschließlich automatisierte Entscheidung gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.

TRISSI soll deshalb vermeiden, allein aufgrund eines einzelnen automatisierten Moderationstreffers ohne weitere Prüfung schwerwiegende personenbezogene Maßnahmen wie eine dauerhafte Accountsperre zu verhängen, soweit hierfür nicht eine gesondert geprüfte Rechtsgrundlage und angemessene Schutzmaßnahmen bestehen.

Automatisierte Erkennung kann Fehlalarme erzeugen. Bei einer normalen Blockierung soll der Nutzer grundsätzlich verständlich darüber informiert werden, dass der Upload nicht angenommen wurde, welche allgemeine Kategorie des Grundes maßgeblich war und – soweit rechtlich und sicherheitstechnisch vertretbar – wie eine Überprüfung verlangt oder ein zulässiger Upload erneut vorgenommen werden kann.

Soweit auf TRISSI Items entsprechende Pflichten für Hostingdienste nach dem Digital Services Act anwendbar sind, werden die dort vorgesehenen Informations- und Begründungspflichten bei Inhaltsbeschränkungen berücksichtigt, einschließlich Angaben über den Einsatz automatisierter Mittel und verfügbare Rechtsbehelfe.

15.5 Externe Sicherheits- oder Moderationsdienstleister

TRISSI kann für einzelne Sicherheitsprüfungen einen spezialisierten externen Dienstleister einsetzen. Vor dessen Einsatz wird insbesondere geprüft, welche Daten tatsächlich benötigt werden, ob Hashes, technische Metadaten oder reduzierte Arbeitskopien ausreichen, in welcher datenschutzrechtlichen Rolle der Anbieter tätig wird, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist, wo die Verarbeitung erfolgt, ob Drittlandübermittlungen stattfinden, ob Daten für eigene Zwecke oder Modelltraining genutzt werden, welche Unterauftragsverarbeiter bestehen sowie welche Speicher- und Löschfristen und Sicherheitsmaßnahmen gelten.

Soweit möglich, werden Prüfungen auf eigener bzw. europäischer Infrastruktur oder mit Verfahren durchgeführt, bei denen ein externer Dienst nur die für die konkrete Prüfung minimal erforderlichen Daten erhält.

15.6 Speicherung von Prüfergebnissen und Sicherheitsnachweisen

Bei unauffälligen Uploads sollen vollständige Moderations- oder Sicherheitskopien nicht zusätzlich dauerhaft gespeichert werden.

Bei einem blockierten Upload kann ein reduzierter Sicherheitsnachweis gespeichert werden, insbesondere interne Account-, Upload- und gegebenenfalls Item-ID, Zeitpunkt, Dateityp und technische Metadaten, kryptografischer Hash, allgemeine Prüf- bzw. Risikokategorie, eingesetztes Prüfverfahren bzw. dessen Version, technisches Ergebnis, getroffene Maßnahme und gegebenenfalls Ergebnis einer Überprüfung.

Der eigentliche blockierte Dateiinhalt soll nicht allein zum Zweck eines allgemeinen Moderationsnachweises langfristig gespeichert werden.

Für gewöhnliche technische Sicherheitsereignisse gelten grundsätzlich weiterhin die in Abschnitt 4 festgelegten 7 Tage für reguläre Server- und Sicherheitslogs.

Für reduzierte Moderationsnachweise wird keine pauschale mehrjährige Standardfrist festgelegt, solange das konkrete Prüfverfahren noch nicht ausgewählt und dessen Erforderlichkeit bewertet wurde. Ohne konkreten Sicherheits-, Missbrauchs-, Rechts- oder Meldefall sollen solche Nachweise nur so lange gespeichert werden, wie dies für Fehlalarmprüfung, Sicherheit und technische Nachvollziehbarkeit tatsächlich erforderlich ist. Die konkrete Standardfrist ist vor Produktivsetzung des Moderationssystems zu dokumentieren.

Bei einem konkreten Sicherheits-, Missbrauchs-, Rechts- oder Meldefall können die hierfür tatsächlich erforderlichen Nachweise gesondert gesichert werden. Dabei ist stets zu prüfen, ob Hashes und reduzierte Metadaten statt des problematischen Inhalts ausreichen.

15.7 Besonders schwerwiegende rechtswidrige Inhalte und CSAM

Darstellungen sexuellen Missbrauchs von Kindern sind besonders schwerwiegende rechtswidrige Inhalte. Strafbarkeit und rechtliche Einordnung richten sich insbesondere nach den jeweils geltenden strafrechtlichen Vorschriften, darunter § 184b StGB.

TRISSI richtet seine Prozesse so aus, dass bei einem automatisierten Verdacht nicht routinemäßig zusätzliche Kopien des mutmaßlich rechtswidrigen Inhalts erzeugt oder zu allgemeinen Dokumentationszwecken dauerhaft aufbewahrt werden. Der Zugriff auf einen solchen Verdachtsfall ist auf ausdrücklich berechtigte Personen und technisch erforderliche Prozesse zu beschränken.

Für Anbieter von Hostingdiensten enthält Art. 18 des Digital Services Act eine Pflicht, Strafverfolgungs- oder Justizbehörden unverzüglich zu informieren, wenn der Anbieter Kenntnis von Informationen erhält, die den Verdacht begründen, dass eine Straftat begangen wurde, begangen wird oder wahrscheinlich begangen werden wird, die eine Gefahr für das Leben oder die Sicherheit einer oder mehrerer Personen beinhaltet. Der Digital Services Act nennt im Zusammenhang mit dieser Vorschrift unter anderem Straftaten aus dem europäischen Rechtsrahmen zur Bekämpfung des sexuellen Missbrauchs und der sexuellen Ausbeutung von Kindern als mögliche Fälle.

Dies bedeutet nicht, dass jeder automatisierte Treffer oder jeder beliebige Verdacht auf einen rechtswidrigen Upload automatisch dieselbe Meldepflicht auslöst. Im konkreten Fall ist zu prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind, welche Behörde zuständig ist und welche Informationen übermittelt werden müssen.

Der Digital Services Act erlaubt freiwillige, in gutem Glauben und sorgfältig durchgeführte Maßnahmen zur Erkennung und Entfernung rechtswidriger Inhalte. Zugleich begründet er keine allgemeine Pflicht, sämtliche gespeicherten Nutzerinformationen generell zu überwachen oder aktiv nach rechtswidrigen Umständen zu suchen.

Soweit eine zuständige Behörde eine rechtmäßige Sicherungs-, Auskunfts-, Herausgabe- oder Löschanordnung erlässt oder eine andere konkrete gesetzliche Pflicht besteht, wird TRISSI dieser nach Maßgabe der geltenden Vorschriften nachkommen.

15.8 Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Für die Sicherheits- und Inhaltsprüfung sind insbesondere folgende Maßnahmen vorgesehen bzw. vor Produktivsetzung des jeweiligen Prüfverfahrens zu bewerten:

• Trennung der Sicherheits-/Moderationsstufe von der normalen KI-Item-Erkennung,
• Malware- und Dateisicherheitsprüfung vor regulärer Verarbeitung,
• Prüfung nur erforderlicher Dateitypen und Inhalte,
• Größen-, Format- und Dekodiergrenzen,
• Datenminimierung und möglichst lokale Vorprüfung,
• Entfernung nicht benötigter Metadaten,
• keine unnötige dauerhafte Kopie blockierter Inhalte,
• restriktive Zugriffsrechte auf Sicherheitsfälle,
• manipulationsgeschützte Protokollierung erforderlicher Sicherheitsaktionen,
• definierte Lösch- und Eskalationsprozesse,
• dokumentierter Umgang mit Fehlalarmen,
• menschliche Überprüfung vor schwerwiegenden Accountmaßnahmen, soweit erforderlich,
• regelmäßige Überprüfung der Eignung und Fehlerraten automatisierter Verfahren und
• gesonderte Datenschutzprüfung jedes externen Moderationsdienstes vor dessen Einsatz.

16. E-Mail-Kommunikation über Proton Mail

Für individuelle Kundenanfragen und Support verwendet TRISSI Proton Mail. Anbieter ist Proton AG, Route de la Galaise 32, 1228 Plan-les-Ouates, Schweiz.

Dabei können E-Mail-Adresse, Name, Nachrichteninhalt, Anhänge sowie Versand-, Empfangs- und technische Kommunikationsdaten verarbeitet werden.

Normale Supportkommunikation soll grundsätzlich 24 Monate gespeichert und danach gelöscht werden, soweit sie nicht mehr benötigt wird. Vertrags-, steuer-, zahlungs- oder rechtsrelevante Kommunikation kann entsprechend der einschlägigen Aufbewahrungserfordernisse länger gespeichert werden.

17. System-E-Mails über rapidmail

Für automatisierte transaktionale Nachrichten kann rapidmail eingesetzt werden, insbesondere für E-Mail-Verifizierung, Passwort-Reset, Rechnungsversand und notwendige Account- oder Serviceinformationen.

Newsletter- oder Marketingkommunikation wird nicht ohne eine hierfür erforderliche gesonderte Rechtsgrundlage versendet. Soweit rapidmail als Auftragsverarbeiter tätig ist, wird ein Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

18. Zahlungsabwicklung über Mollie

Für kostenpflichtige Leistungen ist zunächst die Zahlungsabwicklung über Mollie vorgesehen. Abhängig von der Zahlungsart können Identifikations-, Kontakt-, Zahlungs-, Transaktions-, technische und Betrugspräventionsdaten verarbeitet werden.

TRISSI speichert nach Möglichkeit keine vollständigen Karten- oder Bankdaten, sondern nur die für Vertrag, Zuordnung, Abrechnung und Nachweis erforderlichen Informationen, beispielsweise Payment-ID, Zahlungsanbieter, Betrag, Währung, Status, Zeitpunkte und Zuordnung zu Rechnung oder Subscription.

Mollie verarbeitet bestimmte Daten im Rahmen seiner regulierten Zahlungsdienstleistungen als eigenständig Verantwortlicher.

19. Geschäftskonto bei FYRST

TRISSI verwendet FYRST als Geschäftskonto. Bei direkten Überweisungen können insbesondere Name des Zahlenden, IBAN, Betrag, Verwendungszweck, Buchungsdatum und weitere bankübliche Transaktionsinformationen verarbeitet werden. Für die Verarbeitung durch das Kreditinstitut gelten ergänzend dessen Datenschutzbestimmungen und gesetzliche Verpflichtungen.

20. Rechnungsstellung und Aufbewahrung

TRISSI soll Rechnungen unabhängig vom eingesetzten Zahlungsanbieter selbst erzeugen und verwalten. Hierfür können insbesondere Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Betrag, Zahlungsstatus und zugehörige Vertrags- bzw. Transaktionsdaten verarbeitet werden.

Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Für die interne technische Ausgestaltung ist derzeit eine Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen von bis zu 10 Jahren vorgesehen, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

21. Datenschutzarme Produktanalyse mit selbst gehostetem Umami

Zur datensparsamen technischen und produktbezogenen Auswertung von TRISSI Items wird die Open-Source-Software Umami eingesetzt. Umami wird von TRISSI selbst unter analytics.trissi.net auf von TRISSI verwalteter Serverinfrastruktur bei Hetzner betrieben. Für diese Analyse wird keine Umami-Cloud genutzt.

Die Produktanalyse wird nur aktiviert, wenn der angemeldete Nutzer ihr ausdrücklich zustimmt. Ohne Zustimmung wird das Umami-Analyseskript innerhalb von TRISSI Items nicht geladen und es werden keine Produktanalyse-Ereignisse an Umami übermittelt. Die Nutzung der regulären Funktionen von TRISSI Items ist auch ohne Zustimmung zur Produktanalyse möglich.

Die Entscheidung zur Produktanalyse wird im Benutzerkonto gespeichert. Eine Zustimmung ist nicht Bestandteil der Zustimmung zu AGB, Vertrag oder Tarif und wird nicht vorausgewählt. Bestehende Nutzer, für die noch keine Entscheidung gespeichert ist, werden einmal nach ihrer Auswahl gefragt.

Die Entscheidung gilt, bis der Nutzer sie ändert. Eine automatische erneute Abfrage nach einem bestimmten Zeitraum findet derzeit nicht statt. Die Einstellung kann jederzeit innerhalb von TRISSI Items geändert und eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach einem Widerruf werden keine weiteren Produktanalyse-Ereignisse übermittelt und das Umami-Analyseskript wird bei folgenden Seitenaufrufen nicht mehr geladen.

Anders als auf der allgemeinen TRISSI-Website sind automatische Seitenaufrufe innerhalb von TRISSI Items deaktiviert. Stattdessen werden ausschließlich ausdrücklich vorgesehene Produkt- und Funktionsereignisse erfasst. Dazu können beispielsweise der Beginn oder Abschluss einer KI-Analyse, eine technische Wiederholung, das Hinzufügen einer weiteren Quelle, die erfolgreiche Anlage eines Items, der Aufruf bestimmter Vertragsfunktionen sowie die Nutzung einer Reklamations- oder Erinnerungsfunktion gehören.

Die hierfür an Umami übermittelten Ereignisdaten sind technisch begrenzt. Insbesondere werden für die Produktanalyse keine Namen, E-Mail-Adressen, Seriennummern, Bestellnummern, Dateinamen, Dokumentinhalte, Freitexte oder unmittelbaren Benutzer- und Item-IDs übermittelt. Dynamische Kennungen innerhalb von Routen werden vor der Übermittlung entfernt beziehungsweise durch allgemeine Routenbezeichnungen ersetzt. URL-Abfrageparameter und Hash-Werte werden nicht zur Identifizierung eines Nutzers verwendet.

TRISSI verwendet innerhalb der Produktanalyse keine Umami-Funktion zur bewussten Identifizierung eines Nutzers (umami.identify()). Die Produktanalyse dient nicht der Erstellung personenbezogener Werbeprofile oder einem website- beziehungsweise dienstübergreifenden Tracking.

Zusätzlich zu dem jeweiligen Ereignis können technisch bedingte Umami-Eigenschaften verarbeitet werden, beispielsweise Hostname, bereinigter Seitenpfad, Seitentitel, Referrer, Browsersprache, Bildschirmgröße sowie daraus beziehungsweise aus technischen Anfragedaten abgeleitete Angaben zu Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und ungefährer geografischer Herkunft. Die IP-Adresse kann bei der technischen Entgegennahme der Anfrage und zur Bildung einer pseudonymisierten Sitzung vorübergehend verarbeitet werden; sie wird in der Umami-Analysedatenbank nicht als unmittelbar lesbare IP-Adresse gespeichert.

Zwecke der Verarbeitung sind insbesondere die technische Qualitätskontrolle, die Erkennung erfolgreicher oder fehlgeschlagener Funktionsabläufe, die Bewertung der tatsächlichen Nutzung einzelner Produktfunktionen, die Verbesserung der Benutzerführung sowie die Planung und Weiterentwicklung von TRISSI Items.

Der Zugriff auf Informationen des Endgeräts im Zusammenhang mit der Produktanalyse erfolgt auf Grundlage der Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung ist freiwillig. Ihre Verweigerung hat keine nachteiligen Auswirkungen auf die Nutzung der regulären Funktionen von TRISSI Items. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einstellungen von TRISSI Items widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Die Analysedaten werden nicht für personalisierte Werbung verwendet und nicht mit Datenbeständen fremder Werbe- oder Trackingnetzwerke zusammengeführt. Analysedaten werden nur so lange verarbeitet, wie sie für die genannten statistischen, technischen und produktbezogenen Auswertungszwecke erforderlich sind. Die Erforderlichkeit wird regelmäßig überprüft; nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht oder aggregiert.

Heatmaps und Session-Replays sind für TRISSI Items derzeit deaktiviert. Vor einer späteren Aktivierung weitergehender Analysefunktionen erfolgt eine gesonderte Datenschutzprüfung. Soweit sich Zweck oder Umfang der Produktanalyse wesentlich ändern, wird geprüft, ob eine erneute Einwilligung erforderlich ist.

22. TRISSI Items Business

Soweit TRISSI bei Geschäftskunden personenbezogene Daten verarbeitet, über deren Zwecke und Mittel der Geschäftskunde entscheidet, kann TRISSI als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig werden. Hierfür können ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag und ergänzende Datenschutzhinweise bereitgestellt werden.

Für eigene Zwecke wie Vertragsverwaltung, Abrechnung und eigene Sicherheitsanforderungen bleibt TRISSI selbst Verantwortlicher.

23. Minderjährige

Für die eigenständige Registrierung ist zunächst ein Mindestalter von 16 Jahren vorgesehen. Für jüngere Nutzer kann künftig ein durch einen Eltern- bzw. Hauptaccount autorisierter Familienzugang angeboten werden.

Kostenpflichtige Angebote für Minderjährige werden gesondert ausgestaltet; insbesondere können automatische fortlaufende Zahlungsverpflichtungen eingeschränkt oder ausgeschlossen werden.

24. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bei Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, besteht nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht. Bei manipulationsgeschützten Auditdaten kann eine Berichtigung aus Integritätsgründen durch einen ergänzenden Korrektureintrag erfolgen, statt den ursprünglichen Nachweiseintrag unbemerkt zu überschreiben. Gesetzliche Ausnahmen und Beschränkungen, insbesondere soweit Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, bleiben unberührt.

Anfragen können an kontakt@trissi.net gerichtet werden.

25. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

26. Datenexport

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Nutzer die sie betreffenden Daten in einem geeigneten Format erhalten. Ein automatisierter Datenexport kann künftig innerhalb von TRISSI Items angeboten werden. Bis dahin können entsprechende Anfragen über kontakt@trissi.net gestellt werden.

27. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich TRISSI Items, eingesetzte Dienstleister, Datenverarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.

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